文档保留和金融机构:图像后管理文档的最佳策略是什么?
文档成像技术是关键构件企业内容信息管理策略多功能为您的银行或信用社数字化文档启动者通常更容易获取并比纸文件更快报告,使员工能更快地工作,减少挫折感并提供更好的客户和成员服务
图像化后电子文档很容易备份到服务器上,从而减少物理文档信息丢失的风险类似地,几乎无限数电子文档可以替代存储云允许可扩缩性并使用嵌入式安全协议然而,以物理形式归档纸文件时情况并非如此,因为实际文件管理费用更高,容易引起风险和守法问题,并占用记录室、金库或场外存储设施的实际空间。
虽有多项长处 实施文档成像系统可引出金融机构新题常见问题如下:
硬拷贝文件后应如何处理,并保留文件多久?
管理同一份文件的两个版本-纸拷贝和数字拷贝-可提高成本并消极影响生产率另一方面,过早切片可能带来各种风险
文章分享思想对齐文档管理实践与您的金融机构文档保留策略同步数据治理策略和信息管理策略
管理文件后映射:3例
Alogent企业内容信息管理套件提供内置清洗能力,这些能力基于贵机构文档保留策略逐文档类型定制虽然没有放之四海而皆准的解决办法,但我们已经看到金融机构采取几种方法管理论文后成像
三种假想与您的守法数据治理团队讨论:
开工立即切除后成像
最富攻击性的方法 金融机构销毁纸版 文档扫描并编入文档管理系统异常包括基于贵机构内部指南必须保留硬拷贝格式的任何文档,如本票或车辆产权
二叉等待期后切除
比较保守的选项包括保留纸版直到预定义时间流逝,即数据治理策略所定义的时间流等待时间有时可以是数周或数月或数年定值同前例一样,必须保留纸格式文档应免此进程
3级质量控制后擦除
确保适当的质量控制是避免扫描错误、缺失签名、倒页和不可辨识信息的关键步骤有效程序文档成像QC程序并发数据治理策略可减少风险并同时帮助提醒丢弃纸,而不再需要或需要保留纸
上下清除电子图像
实施右文档成像系统可帮助实现高效工作流程,与金融机构文件保留策略一致,并快速搜索、检索和报告电子信息留播即将到来的博客文章 探索电子图像
浏览我们的半岛官网入口企业内容信息管理技巧和最佳做法
先知道点击下方转接LinkedIn新闻内容更新
本文章仅用于信息目的,不被视为对贵机构的指导或建议寻找适当的法律和守法律师后再决定保留问题